新しいメンバーを迎え、去りゆく仲間を送り出す歓送迎会は、社内コミュニケーションを活性化させ、チームの絆を深める絶好の機会です。
しかし、いざ幹事を務めるとなると、何から始めどう盛り上げるべきか迷ってしまうこともあるでしょう。このような不安を解消し会を成功させるためには、事前準備が欠かせません。
本記事では、社内歓送迎会を成功させるためのスケジュール管理から、参加者の記憶に残る盛り上げアイデア、そして「頼んでよかった」と思われる準備のポイントまで解説します。
社内で歓送迎会を開催！まずは準備スケジュールを把握しよう！
社内の歓送迎会を成功させるためには、事前準備が何よりも重要です。下記のスケジュールを参考に、余裕をもって準備を進めましょう。
| 時期 | 内容 | 具体的な内容 |
| 1ヶ月前 | 開催概要の決定と会場確保 | 日時・予算・主役の意向を確認し、会場（自社会議室、レンタルスペース、飲食店など）を予約する |
| 3週間前 | 告知と出欠確認 | 社内メールやチャットツールで招待状を送り、期限を決めて回答を集める |
| 2週間前 | プログラムの作成と備品調達 | 進行表を作成し、花束やプレゼント、景品などの手配を始める |
| 1週間前 | 最終人数の報告と集金 | 料理の発注数を確定し、当日の混乱を避けるため会費は事前集金を行う |
| 当日 | 最終チェックと本番 | 会場の設営、音響・映像の確認を行い、主役を最高の形で迎える |
このように、スケジュールを逆算しタスクをリスト化することで、万全の態勢で当日を迎えられます。
幹事様必見！社内で開催する歓送迎会を成功させるアイデア集
社内の歓送迎会では、主役への気持ちをしっかり伝えつつ、参加者全員が楽しめる工夫を取り入れることがポイントです。ここでは、会場の一体感を高められる盛り上げアイデアをご紹介します。
サプライズ動画
退職者や異動者と関わりのあった部署やチームメンバーからメッセージを集め、1本の動画として上映します。感謝や思い出を写真・BGMと共に映像化すれば、会場は温かな雰囲気に包まれ、より印象深い演出となります。
チーム対抗「主役クイズ」
主役の趣味やこれまでの経歴、仕事にまつわるエピソードなどをクイズ形式で出題します。部署混合のチーム制にすることで、普段接点の少ないメンバー同士の交流も生まれます。
正解数に応じて景品を用意すると、自然と会場が盛り上がり、和やかな雰囲気を演出できます。
デジタル寄せ書きのプレゼント
当日参加できなかったメンバーからもメッセージを募り、デジタル寄せ書きサービスやデザイン性の高い色紙にまとめて贈ります。写真やイラストを添えるのもおすすめです。
後から何度も見返せる形に残るプレゼントは、異動先や新しい環境でも主役の励みになるでしょう。
社内で開催する歓送迎会を成功させるには？
歓送迎会を単なる社内イベントで終わらせず、「参加してよかった」「心に残った」と思ってもらうためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。ここでは、幹事が意識すべき3つの点をご紹介します。
参加しやすい時間・場所を選ぶ
参加率を高めるためには、”参加しやすさ”が何より重要です。育児との両立や業務の忙しさなど、社員それぞれの状況は異なります。
以下のような参加のハードルを下げる工夫で、より多くのメンバーが参加しやすくなります。
- ランチタイムに開催する
- 終業直後に短時間で実施する
- 移動の必要がない社内スペースを利用する
主役を立てる気配りをする
歓送迎会の主役は、「迎えられる人」と「送り出される人」です。挨拶やコメントの時間を十分に確保し、これまでの貢献への感謝や今後への期待を丁寧に伝えましょう。
また、主役が孤立せず会の中心として過ごせる雰囲気を作るために、以下のような配慮も重要です。
- 主役が自然に会話へ参加できる席配置にする
- 司会者がさりげなく話題を振り、会話のきっかけを作る
料理の質で満足度を上げる
提供される料理も、歓送迎会の満足度を大きく左右します。ありきたりなメニューでは、せっかくの場に特別感を演出するのは難しいでしょう。
上質なケータリングや温かい料理を提供するサービスを活用すれば、参加者の満足度が向上するだけでなく、会場に華やかさが加わり、会全体の雰囲気がより一層引き立ちます。
思い出に残る社内の歓送迎会を開催しよう
社内での歓送迎会は、リラックスした雰囲気の中で本音で語り合える大切な時間です。準備は大変ですが、細やかな気配りが参加者の満足度へとつながります。
もし「会社の敷地内やテラスで、いつもとは違う特別感を演出したい」と感じている場合は、出張型のBBQサービスを取り入れるのも1つの方法です。会場を変えずに雰囲気を一新できるため、参加者に新鮮な印象を与えられます。
たとえば、「本格出張BBQ」では幹事の方の負担を最小限に抑えつつ、本格的な歓送迎会を実現するために、以下のサポートを提供しています。
- 食材やグリル、食器、飲み物をすべて用意
- 当日はBBQ専門スタッフが機材の使い方や調理の補助
- 後片付けやゴミ回収まで一任
- 会社の敷地内での開催が可能
何かと忙しくなりがちな歓送迎会の準備。そんな時は外部の力を上手に借りることで、幹事の方も企画や参加者の満足度向上に専念できるようになります。「本格出張BBQ」を活用すれば、手間をかけずに、いつもより少し贅沢で印象深い会が実現できるはずです。