「普段は話す機会がない他部署の人とも、もっと気軽に交流できたらいいのに」と感じている方も多いのではないでしょうか。そのようなときにおすすめなのがBBQです。
部署間交流を目的にBBQを開くことで、職場では見えにくい相手の人柄を知るきっかけが生まれ、普段の業務にも良い影響を与えてくれます。
今回は、部署間交流BBQを成功させるための企画や準備の流れ、運営で押さえておきたいポイントを詳しく解説します。
BBQは部署間交流にぴったり！
BBQは、部署間の交流を深めるにはうってつけのイベントです。業務中にはなかなか見えないメンバーの意外な一面を知ることで、相互理解が進み、職場でのコミュニケーションもぐっと円滑になります。
開放的な雰囲気の中では業務以外の話題も自然と話しやすくなり、立場や年齢を超えて会話が生まれやすいのも大きな魅力です。
部署を越えた交流の機会を作ることで、これまで接点が少なかった人とも関係性が築きやすくなり、結果的にチーム全体の一体感や協力体制を高めることにつながります。
交流がグッと深まる！BBQ企画・準備の流れ
部署間交流をしっかり深めるためには、BBQの企画と準備を計画的に進めることが大切です。
ここでは、失敗のない部署間交流BBQを実現するための基本的な流れを見ていきましょう。
1. 目的と参加者の確認
まずは、BBQを開催する目的を明確にしましょう。「部署間のつながりを深めたい」「普段話す機会が少ないメンバー同士の交流を増やしたい」など、目的をはっきりさせると必要な規模や内容も決めやすくなります。
併せて、対象となる部署や人数を把握し、できるだけ多くの人が参加しやすい日時や場所を選ぶことがポイントです。
2. 会場の選定と予約
会場はアクセスの良さや設備の充実度を重視して選びましょう。企業利用に対応しているBBQ施設なら、テーブルやコンロ、調理器具などの備品がそろっていることが多く準備の手間も省けます。
人気の会場は早めに予約が埋まるので、余裕をもって予約するのがおすすめです。
3. 予算の決定と役割分担
全体の予算を最初に設定し、必要な費用をリストアップします。
幹事や買い出し担当、当日の調理や片付けなどの役割をはっきり決めておくことで、準備や当日の進行がスムーズになります。
4. 食材・飲み物の手配
参加者のアレルギーや食の好みを事前に確認して、誰もが楽しめるメニューを考えます。
人数が多い場合は業者に一括発注する方法もありますが、自分たちで買い出しをすることで、準備の段階からコミュニケーションが生まれるのもBBQならではの楽しみです。
5. 当日のスケジュール作成
開始から終了までの流れをあらかじめ決めておくと、参加者全員が安心して楽しめます。
乾杯のタイミングや自己紹介、ちょっとしたミニゲームの時間をスケジュールに組み込むことで、自然に会話が広がり、部署間交流の目的をしっかり果たせます。
6. 片付けとフォローアップ
BBQが終わったあとは、全員で協力して片付けを行いましょう。会場の備品や自然環境を汚さないように気をつけることも大切です。
後日、当日の写真を共有したり簡単なアンケートを取ったりすることで、参加者の満足度を高められるだけでなく、次回の部署間交流 BBQ のヒントにもつながります。
当日はここがポイント！交流が生まれるBBQ運営のコツ
部署間交流を目的としたBBQを成功させるためには、ただ集まって食べるだけではなく、当日の運営にも一工夫が必要です。
役割分担や話題づくりなどのポイントを押さえて、誰もが自然に交流できる雰囲気を作りましょう。
役割を振り分ける
火起こしや食材の調理、ドリンクの管理など、参加者全員に小さな役割を持ってもらうことで、自然な会話や協力が生まれます。
あえて部署をまたいでチームを組むと、普段関わりの少ないメンバー同士の距離も縮まりやすくなります。
ミニゲームやお題トークを用意する
初対面同士でも会話がはずむように、「最近ハマっていること」「子どものころの夢」など、誰でも答えやすいお題をいくつか用意しておくのがおすすめです。
ビンゴや簡単なクイズなど、場が盛り上がるミニゲームも効果的です。
固定席を作らない
席をあらかじめ決めず、自由に移動できる雰囲気を作ることで、さまざまな人と自然に交流できます。
ときどき話題を振ったり席替えを促したりすることで偏りを防ぎ、全体の一体感を高めることができます。
サポート役を配置して場を見守る
交流がスムーズに進んでいるか、孤立している人はいないかなど、全体の様子をさりげなく見守るサポート役を設けておくと安心です。
場の雰囲気が少し固くなってきた場合には声をかけて話題を広げるなど、運営側が能動的にフォローすることで、より自然に部署間交流が促進されます。
特に「交流」が目的のBBQでは、全員が楽しめる空気づくりがとても重要です。
タイムスケジュールはゆるやかに設定する
当日の進行は、時間に余裕を持たせたスケジュールを組むのがポイントです。食事やゲームのタイミングを詰め込みすぎると慌ただしくなり、参加者がゆったりと過ごせなくなることも。
あくまで「交流のきっかけを作る」ことを主眼に置き、状況に合わせて柔軟に進行を調整できるようにしておきましょう。
BBQで部署の壁をなくして交流しよう！
部署間交流を深める方法としてBBQはとても効果的ですが、実際に準備を進めるとなると道具の手配や当日の段取りなど、幹事の負担が大きくなりがちです。
「準備や片付けをなるべく楽にして、交流に集中したい」という方には、「本格出張BBQ」の利用をおすすめします。
本格出張BBQなら、食材やBBQグリル、食器、飲み物など、BBQに必要なアイテム一式をすべて会場まで届けてくれます。
また、当日はスタッフが機材の使い方や火加減の調整、調理のサポートまで行ってくれるので、BBQに不慣れなメンバーが多くても安心です。
「部署間のコミュニケーションをもっと活性化させたいけれど、準備や後片付けに追われたくない」そんな方は、ぜひこの機会に「本格出張BBQ」を活用して、部署間交流をもっと気軽に実現してみてください。