「竣工式の準備は何から始めればいいの？」「竣工式の流れを知りたい」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。開催するにあたって、知っておきたいことはたくさんありますよね。
竣工式を成功させるためには、準備や進行をしっかりと計画し、当日スムーズに動けるようにしておくことが大切です。
今回は、竣工式の準備や当日の基本的な流れ、成功させるためのポイントを分かりやすく解説します。
竣工式の準備はここから！事前準備の流れ
竣工式の事前準備の流れを順を追ってご紹介します。それぞれしっかりと実行し、失敗のない竣工式を実現させましょう。
1. 開催日と式典の規模を決定する
まずは竣工式の開催日を決め、招待する来賓や関係者の人数を確定させます。
式典の規模によって、会場レイアウトや進行内容も大きく変わるため、できるだけ早めに方向性を固めておくことが重要です。
2. 会場の確認と設営計画の作成
現地の整備状況を確認し、テントやイス、音響設備などの配置を計画します。
雨天時の対応や参加者の動線もこの段階で想定しておくと安心です。
3. 招待状の作成と送付
来賓や関係者に向けた招待状を作成し、開催日の1か月前を目安に発送します。
返信用ハガキやオンラインでの出欠確認方法を用意しておくと、出欠管理がスムーズです。
4. 式次第・進行役・挨拶内容の確認
当日の流れを明記した式次第を作成し、司会進行役や挨拶を行う代表者との打ち合わせを行います。
祝辞や感謝の言葉は、あらかじめ原稿を用意して共有しておくと安心です。
5. 記念品や手土産の手配
来賓や参加者に渡す記念品や手土産を準備します。数量や受け渡し方法も考えておきましょう。
式典のイメージや参加者の層に合わせた品物選びがポイントです。
6. 当日の人員配置と最終確認
受付、誘導、接遇など、式典当日に必要なスタッフの配置を決定し、全体の流れを関係者と共有します。
前日までにリハーサルや備品チェックを行い、当日に備えましょう。
竣工式当日の基本的な流れ
竣工式の大まかな流れをご紹介します。事前に把握しイメージしておくことで、当日も落ち着いて進行できます。
1. 受付・来賓対応
式典開始30分〜1時間前には受付を設置し、名簿をもとに来賓の出席確認を行います。
案内係を配置して席まで誘導し、資料があればこのタイミングで配布します。重要な来賓には個別に挨拶をしておくと丁寧です。
2. 開式の挨拶
司会が開式を宣言し、主催者または代表者が開式の挨拶を行います。
式の趣旨や感謝の意を述べる場面であり、全体の雰囲気づくりにもつながります。
3. 来賓挨拶・祝辞
地域の関係者や行政機関、協力会社の代表者などから順に祝辞を受けます。
時間配分は事前に共有し、スムーズな進行を心がけましょう。
4. 社屋・施設の案内
竣工した建物を来賓に案内する時間を設けることで、完成への理解と関心が深まります。
案内役を決めておき、設備や特徴を簡潔に説明できるよう準備しておくと安心です。
5. 閉式の挨拶・記念撮影
主催者が閉式の挨拶を行い、感謝の意と今後の展望を述べます。
その後、全員または関係者で記念撮影を行い、竣工の喜びを形に残しましょう。
6. 見送り・手土産の配布
来賓を出口まで見送り、感謝の言葉を伝えながら手土産を渡します。
最後まで丁寧な対応を心がけることで、企業としての印象も良くなります。
竣工式を成功させるためのポイント
竣工式を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておきましょう。
悪天候への備えを万全にする
屋外での開催やテープカット、記念撮影などが予定されている場合は、天候に左右されない対策が必要です。
大型テントや屋内スペースの確保、足元がぬかるむ場合を想定したマット設置、傘やレインコートの準備などを検討しましょう。当日の天気予報をこまめに確認し、関係者との連絡体制を整えておくことも大切です。
式後に交流イベントを企画する
竣工式後は、参加者同士が親睦を深められる交流イベントを行うと、式典全体の印象がより良いものになります。
特に屋外スペースがある現場では、BBQの開催がおすすめです。部署を超えた会話が生まれやすく、建物完成の喜びを共有する場としても最適です。飲食を通じた交流によって、今後の関係づくりにも良い影響を与えます。
流れを押さえて竣工式を成功に導こう
竣工式は、企業にとって大切な節目を関係者と分かち合う貴重な機会です。
事前準備をしっかり行い、当日の進行をスムーズに進めることで、感謝の気持ちをしっかり伝えられ、参加者にも良い印象を残せます。
また、竣工式後に親睦を深める交流の場としてBBQを開催することで、関係性がさらに強固になります。
とはいえ、式典と同時にBBQの準備をするのは大きな負担にもなりがち。そのようなときは、「本格出張BBQ」がおすすめです。
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面倒な片付けも本格出張BBQのスタッフが対応するため、主催者の負担を大幅に軽減することが可能です。
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