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取引先をBBQパーティーに招待！招待状の書き方や準備すること

「取引先をBBQパーティーに招待するには？」と悩んでいる人もいるでしょう。「いつもお世話になっている取引先だから失敗は避けたい」といつもより慎重になってしまいますよね。

取引先をBBQパーティーに招待する際は、招待状や準備、満足してもらうための工夫が必要です。今回は取引先へ送るBBQパーティーの招待状の書き方や準備などを紹介します。

BBQパーティーの招待状の書き方

まず、取引先へ招待状を送る場合の書き方を紹介します。以下は汎用性の高いテンプレートです。送り方はメールやSNS等のメッセージで問題ありません。手紙を送る場合は費用がかかりますので、フランクなお付き合いであればメールが良いでしょう。

件名：懇親会のお知らせ

株式会社○○
代表取締役　○○様

大変お世話になっております。
株式会社○○、（部署名）の○○です。

この度、お取引先の皆様をお招きし、バーベキューを開催させて頂くことになりました。

皆様方の親睦をさらに深められるよう、交流会も兼ねております。
ふるってご参加頂けますと幸いです。

詳細は以下をご確認ください。

・バーベキューについて
日時：○月○日（○曜日）午前○時～午後○時
集合場所：○○（例：渋谷駅ハチ公前、駅の中央改札）
会場：○○（住所も記載）
会費：無料
※雨天の場合は中止になります

不明点や質問したい点がある方は、幹事の○○までお問い合わせください。

また、出欠のお返事は○月○日（○）までに、こちらのアドレスにご返信をお願い致します。

（署名）

メールの冒頭ではバーベキューを開催する目的を記載します。目的を書かないと、「参加してどのような意味があるのか」が取引先に伝わらないためです。

会費を徴収する際は、詳細な金額と集金方法を記載しましょう。一読して、問い合わせなくても参加者が詳細を把握できるようにまとめるのがポイントです。

BBQパーティーの主催者が準備すること

BBQパーティーの主催者は以下のような準備が必要です。それぞれにポイントがありますのでチェックしましょう。

  • 場所選びと告知
  • 道具と食材を準備
  • 当日の準備

場所選びと告知

まずは場所選びから行いましょう。適当に場所を選ぶと失敗する恐れがあるので、以下を意識して適切な場所を選択してください。

▼BBQ会場の選び方ポイント

  • BBQの利用可能期間や利用可能時間は適切か
  • アクセスが良好か
  • 用具は持ち込みやレンタルができるか
  • 炊事棟など調理可能な場所があるか
  • 食材が販売されているもしくは近くにスーパーなどがあるか
  • 金額は妥当か
  • トイレはあるかなど

設備の良さなど、実際に行ってみないとわからない部分もあるので、可能であれば事前に下見に行くのもおすすめです。場所選びが済んだら、告知も兼ねた招待状を取引先へ送りましょう。

道具と食材を準備

参加人数が決まった段階でBBQに必要な道具と食材を準備します。道具は3日～1週間前、食材は前日までに用意しましょう。

準備を楽に進めたい場合は、BBQ道具や食材を準備してくれる会場を選ぶ手もあります。

当日の準備

バーナーで火起こし

幹事は当日、BBQパーティーの開始から1時間前には会場に着くようにしましょう。火起こしなどの準備や参加者からの連絡対応など、BBQパーティーを開催するためにすべき準備がたくさんあります。

1人で準備するのが難しい場合は参加者の何人かに当日の手伝いをお願いするのが良いです。ほかの人に協力してもらった方がスムーズで、BBQパーティー開催までに準備を済ませられるでしょう。

取引先の方に満足してもらえるBBQパーティーを開催するポイント

取引先の方に満足してもらえるBBQパーティーを開催するために、以下のポイントを意識しましょう。

企画の用意

BBQパーティーを盛り上げるために、いくつか企画を用意しましょう。ただ食べて喋るだけでは、退屈に感じる参加者が出てくる可能性があります。ビンゴ大会やスイカ割りなど、簡単なものでも問題ありません。

スイカとバット

ゲーム形式の企画を実施する際は、勝者に対して景品を用意できると参加者の企画へのモチベーションが高まります。冷蔵庫など大きくて重い物は持ち帰るのが大変なので、商品券のような手軽に持ち帰れる景品を用意しましょう。

豊富な食材を用意

本格BBQ

食事に関して飽きが出ないよう、豊富な食材を用意しましょう。最低でも、肉・魚介類・野菜の3種類は揃えておくのが無難です。塊肉のようなゴージャスな食材を用意すれば、見た目のインパクトからBBQもより盛り上がるはずです。

また、焼き上がるまでの時間を退屈にさせたくない場合は、枝豆やポップコーンなど軽くつまめる食材を用意するのも手です。

フライパンの上のポップコーン

満足度の高いBBQを実現させたい人は、アヒージョやチーズフォンデュなど現地で作れる料理を取り入れてみてはいかがでしょうか。

BBQパーティーの開催は本格出張BBQサービスにおまかせ

BBQパーティーは楽しいものですが、参加者が多いほど幹事の負担が大きくなるのも否めません。大人数でも手軽なBBQパーティーを実現させたい人は、本格出張BBQがおすすめです。

『企業で開催したBBQパーティー』

弊社ではBBQの準備から片付けまですべて一任できます。道具や食材も用意してくれるので幹事を含めた参加者は手ぶらでよく、スイカ割りやマジックショーなどのオプションを利用できるのも強みです。

手軽かつ取引先が満足できるようなBBQパーティーを実現させたい人は、この機会に利用を検討してみてください。
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