ネットワーキングイベントを企画するとき、会場と食事さえ押さえておけば、自然に交流が生まれると考えてしまいがちです。ところが実際は、「隣席の人としか話せないまま、名刺を数枚もらって終わってしまった」ということにもなりかねません。
交流を促すために、食事を取り入れたネットワーキングイベントを企画することもあるのではないでしょうか。なかでもBBQは、参加者が料理を囲みながら交流できる形式としておすすめです。
この記事では、BBQを参加者同士の交流につなげるための進行や会場レイアウト、当日の運営体制などについて解説します。
食事を会話のきっかけにするネットワーキングの企画
食事を用意するだけで、参加者同士の会話が自然に弾むとは限りません。初対面でも話しやすいよう、主催者が会話のきっかけや移動のタイミングをつくりましょう。
食事が始まる前に少人数で自己紹介を済ませる
参加者が揃ったら、4人前後のグループに分かれ、名前や所属を伝える自己紹介の時間を設けます。全員の前で一人ずつ話すより待ち時間が短く、食事中にも声をかけやすくなります。
自己紹介に続いて、「最近取り組んでいること」「この会に期待していること」など、共通のお題について話してもらうのも一案です。お題をテーブルに置いておけば、会話が途切れたときの糸口にもなります。
料理を囲むグループに話すお題を渡しておく
自己紹介が終わってそのまま食事に入ると、会話は天気や料理の感想で止まりがちです。これを回避するために、グループごとに短いお題を用意しておくと会話の糸口になります。
その際、仕事に直結しすぎないお題を用意するのがおすすめです。例えば、最近取り組んでいること、困っていること、この会に期待していることなど、答えが人によって違うものを選びます。お題を紙に印刷してテーブルに置いておけば、主催者が回って説明する必要もありません。
参加者が動きやすく話しかけやすい会場のつくり方
参加者が交流しやすい場にするには、会場のどこに何を置くかも重要です。料理の配膳場所や座席、通路の位置関係などは企画の段階で決めておきましょう。
少人数で囲めるテーブルを分散して配置する
長いテーブルを一列に並べると、話せる相手は両隣と向かいだけです。代わりに、4人から6人で囲める小さめのテーブルを会場の中に離して配置するのがおすすめです。
立ったまま交流できるテーブルに加えて、休憩できる着席スペースも用意します。参加者がそのときの状況に応じて場所を選べるため、同じ席に留まり続けることを防ぎやすくなります。
料理を受け取る場所と立ち止まって話す場所を分ける
グリルや料理台の前は、料理を待つ人が集まる場所です。そこで立ち話が始まると、後ろの列が進みにくくなります。料理を受け取る場所と、参加者が立ち止まって話す場所は離して設けましょう。
例えば、グリルと料理台を会場の一方の端に置き、その手前には人が滞留しないよう余白を確保します。
中央には少人数で囲めるテーブルを分散させ、反対側には着席スペースを設けます。料理を受け取った人が中央の交流スペースへ進み、必要に応じて着席スペースで休める配置です。
会場の事前下見やレイアウトのご相談もお気軽にお問い合わせください。
主催者が交流のサポートに回れる運営体制
主催者が調理や配膳に追われると、参加者の様子に目を配れないことがあります。調理や料理の提供を担う人と、自己紹介の案内や移動の合図を出す人を分け、提供と案内のタイミングが重ならないよう事前に共有しておきましょう。
社内で担当者を確保できない場合は、スタッフによる当日サポートのあるサービスを利用する方法もあります。その際は、調理や提供など、どこまで任せられるのかを確認しておくことが大切です。
また、会場内の様子を確認し、交流の輪に入りにくい参加者に声をかける担当者も決めておきます。共通点のありそうな人を探し、「〇〇さんは△△に取り組んでいる方です」と紹介すると、会話を始めやすくなります。
ただし、交流を無理に促さず、本人の様子に合わせてサポートしましょう。
まとめ
ネットワーキングイベントでは、少人数での自己紹介やグループ替えを取り入れ、会話のきっかけをつくることが大切です。会場も、料理を受け取る場所と交流スペースを分け、移動しやすく整えましょう。
本格出張BBQでは、食材やガスグリル、食器などを指定の場所へ届けるほか、事前下見や会場レイアウトの提案にも対応しています。企画や当日の進行はオプションで相談できるため、ネットワーキングイベントの開催時にも活用できます。
参加者同士の交流が生まれるネットワーキングイベントにBBQを取り入れたい方は、ぜひ本格出張BBQへご相談ください。