会社の周年イベントを任されたものの、「企画がなかなか決まらない」「ホテルの宴会場だと例年と変わり映えしない」「何か別の企画を取り入れたい」と、情報を集めている担当者もいるでしょう。
周年という節目を形にするイベントだからこそ、企画の内容にも工夫を加えたいところです。その一つとして、記念式典とBBQの懇親会を組み合わせる方法があります。
この記事では、周年記念イベントにBBQを取り入れる際の企画アイデアと、開催までに確認しておきたい準備について紹介します。
周年イベントでのBBQ利用については、本格出張BBQを見ると確認できます。
BBQを取り入れた周年イベントの企画アイデア
周年イベントにBBQを取り入れることで、普段の懇親会とは違った特別感を演出できます。式典や記念行事で会社の節目を祝った後、BBQを囲む懇親会へ移る流れをつくることで、祝賀の場から食事や歓談を楽しむ時間へ自然につなげられます。
以下の企画を取り入れると、さらに周年イベントらしさを加えられます。
1. 会社の歴史を振り返る映像やクイズを用意する
BBQを囲みながら、創業当時の写真や社屋の変化を紹介します。リラックスした雰囲気の中で会社の歩みを振り返れば、入社年次の異なる社員の会話も弾みやすくなります。
また、屋外で映像を流す場合は、日没時間や電源の確保を事前に確認しておきます。明るい時間帯に映像が見にくくなることを考慮して、クイズ形式にするのも一案です。社史をクイズにすれば、イベントをより盛り上げられるでしょう。
2. 功労者の表彰を行う
周年は、長く会社を支えてきた人をねぎらう機会でもあります。勤続年数の表彰や、その年の功績をたたえる時間を設けることで、式典らしい雰囲気をつくれます。
屋外でも、進行役とマイクなどを用意すれば表彰式を行えます。『本格出張BBQ』では、式典やパーティーの企画提案にも対応しているため、進行の組み立てから相談できます。鏡開きのオプションを取り入れれば、式典から乾杯へ切り替える演出にもなるでしょう。
3. 記念メニューや装飾を取り入れる
普段の懇親会と差をつけるなら、料理や会場の見た目に工夫を加えるのも効果的です。
『本格出張BBQ』では、ジャンボ塊肉のローストビーフ、高級生ハムのカットサービス、デザートビュッフェ、ケーキの手配などをオプションで用意しています。周年の数字を入れたケーキを用意すれば、記念写真にも残せます。
周年記念に合わせた会場の装飾やエンターテインメントなど、オーダーメイドの組み立ても相談できます。縁日や屋台、生演奏、マジックショーなどを取り入れるのもよいでしょう。
4. 参加者全員で記念撮影を行う
周年イベントの様子を記録として残すために、参加者全員で記念撮影を行うのもおすすめです。その際には、全員が揃う時間を進行表に組み込んでおきます。
屋外で撮影するなら、自然光がある時間帯が適しています。BBQの開始前や乾杯前など、参加者が同じ場所に集まりやすいタイミングを選び、人数が多い場合は集合の声掛けをする担当者も決めておくとよいでしょう。
なお、『本格出張BBQ』では、スタッフが記念撮影をお手伝いすることも可能です。さらに、本格的な写真を残したい場合には、プロカメラマンの手配もオプションで承っています。周年という特別な機会を、思い出に残る一枚として形に残せます。
周年イベントでBBQを開催するための準備
企画が決まったら、開催日までに必要な準備を進めます。屋外で大人数が集まるイベントだからこそ、会場の設備や天候、参加者への対応などを早めに確認しておくことが大切です。
1. 招待する相手と参加人数を決める
社員だけで開催するのか、家族や取引先も招くのかによって、イベントの雰囲気や規模は変わります。家族を招くなら、子どもが過ごしやすい時間や環境を考えておきましょう。取引先を招く場合は、代表者の挨拶や来賓紹介、表彰など、式典の内容と所要時間をあらかじめ決めておきます。
人数の上限も早めに把握しておく必要があります。『本格出張BBQ』は最大2,000名まで対応可能です。500人以上の大規模BBQや数千人規模のイベントの運営実績もあるため、規模が決まっていない段階でも相談できます。
2. 雨天時にも対応できる会場を選ぶ
屋外イベントでは、天候への備えも欠かせません。周年イベントは日程を変更しにくいことから、雨天時の対応を事前に決めておくことが大切です。
『本格出張BBQ』では、パラソルやテントも用意しています。雨天時の備えとして利用する場合は、実施できる天候基準を事前に確認しておきましょう。屋内に移動できる場所が近くにあるかも、会場選びの判断材料になります。
3. 食物アレルギーを確認する
食事への配慮も必要です。案内を出す段階で食物アレルギーの有無を把握し、対応が必要な場合は事前に相談しておきましょう。
参加者の状況や希望を伝え、どこまで対応できるかを確認します。飲み物や子ども向けのメニューなども、必要に応じて事前に相談しておくと抜け漏れを防げます。
4. 式典・食事・歓談の時間配分を考える
周年イベントは、式典と食事の両方を1日の中に組み込む必要があります。どちらかに時間をかけすぎると、もう一方が慌ただしくなりかねません。式典を先に行う場合は、設営が終わる時間から逆算して集合時刻を決めましょう。申し込みの段階でBBQの実施時間を確認しておくと、式典との時間配分を考える際に役立ちます。
『本格出張BBQ』では、会社や工場の敷地、駐車場などでも開催できるため、会場を借りる場合と比べて移動の負担を抑えやすい点もメリットです。その分、式典や歓談の時間を確保しやすくなるでしょう。
BBQを盛り上げるオプションについては、本格出張BBQオプションを見ると確認できます。
まとめ
周年イベントにBBQを取り入れるなら、式典や表彰などの企画と組み合わせ、懇親会へつなげる流れを考えてみましょう。開催前には、参加人数や会場、雨天時の対応、食事制限、時間配分なども確認しておくことが大切です。
『本格出張BBQ』は、BBQを通してイベントをまるごとプロデュースする出張BBQサービスです。
食材やグリル、食器、飲み物などの準備はもちろん、会場設営や資格を持ったスタッフ・シェフによる調理サポート、終了後の機材撤去やサービス側が持ち込んだごみの回収まで対応します。
さらに、BBQを提供するだけでなく、「周年イベントで何をしたらよいかわからない」といった企画段階からのご相談も可能です。イベントの目的や参加人数、ご要望に合わせて、会場づくりや演出なども含めたイベント全体をご提案します。
会社や工場、倉庫などの敷地を活用した周年イベントを検討している方は、ぜひ『本格出張BBQ』にご相談ください。
周年イベントをBBQで開催したい場合は、本格出張BBQのお問い合わせフォームから相談できます。