展示会の開催を企画する担当者のなかには「来場者が積極的に交流してくれない」「盛り上がりに欠ける」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。社員と来場者の間にどうしても距離感が生まれがちで、せっかくの情報発信や商品紹介の機会が十分に活かされないことがあります。
そのようなときに検討したいのが、展示会とBBQを組み合わせた企画です。一見関連性がないように思えるかもしれませんが、BBQを加えることで気軽に楽しめる交流の場になります。
今回は、展示会とBBQを組み合わせるメリットや、イベントを成功させるための工夫についてご紹介します。
展示会×BBQをするメリット
展示会×BBQは、取引先や来場者との信頼関係を築ける点がメリットです。本音やアイデアを引き出したり、社員同士の一体感を高めたりする可能性が広がります。
ここでは具体的なメリットを3つ見てみましょう。
1.距離が縮まる信頼関係
展示会の場では、名刺交換や短い会話で終わってしまうこともしばしば。しかし、BBQのリラックスした空間では自然と会話が弾み、相手の人柄や価値観を知ることができます。
肩書きや立場を超えた交流ができるため、相互理解が深まり、信頼関係を築くきっかけになります。結果として、今後の商談や共同プロジェクトにも良い影響を与えるでしょう。
2.本音やアイデアが出やすい
展示会中は緊張感があり、相手の本音を聞き出すのは容易ではありません。一方、BBQでは食事を共にすることで心理的な距離が縮まり、普段は話しにくい意見やアイデアが自然と出てくることも。
自由な雰囲気の中での会話は、新しいビジネスチャンスや商品改善のヒントを生み出す場にもなります。
3.チームの一体感向上
展示会の運営には多くの人が関わります。BBQを通じてチーム全体が交流することで、部署間の壁を越えたコミュニケーションが生まれます。普段業務で関わりが少ないメンバーとも自然に会話が生まれ、組織としての一体感が高まります。
結果として、次回の展示会やプロジェクトでもスムーズな連携が期待できます。
展示会×BBQの準備リスト
展示会×BBQをスムーズに進めるためには、事前準備が大切です。
▼準備リストの一例
- 開催日時と場所の決定
- BBQ機材・食材・ドリンクの手配
- テーブル・椅子・テント・照明などの設営準備
- 招待客リストの作成と案内状の送付
- 名札・パンフレット・試供品などの展示会用アイテムの準備
- 火気使用に関する許可申請や安全対策の確認
- 片付け・ごみ処理・撤収スタッフの手配
- 当日のタイムスケジュールと役割分担の決定
まずは開催日時と会場を明確にし、天候への備えをしておくことが重要です。
また、展示会とBBQを同時開催する場合、通常の展示準備に加えて飲食関連の段取りが必要になります。BBQ機材や食材は人数に合わせて余裕をもって手配し、火気使用に関するルールも事前に確認しておきましょう。
展示会の案内状や配布資料も用意し、名札やノベルティなどの細かい備品も忘れず準備します。当日は来場者対応とBBQ運営の両面をスムーズに行うため、スタッフ間の役割分担を明確にしておくことが成功の鍵です。
展示会×BBQを成功させるためのポイント
展示会×BBQは2つのイベントを同時に開催するため、単独の展示会とは違った配慮や工夫が必要です。
展示会とBBQを両立させるうえで意識したい3つのポイントを見てみましょう。
1.スペースを分けて雰囲気を両立させる
展示会とBBQを同時に行う場合、目的の異なる空間をしっかり区切ることが重要です。商談スペースは静かで落ち着いた雰囲気を意識し、テーブルや椅子を整然と配置すると、来場者も安心して会話ができます。
一方、BBQスペースは開放感を重視し、香りやにぎわいを演出することで活気ある印象を与えられます。このように空間を明確に分けることで、商談の真剣さとイベントの楽しさを両立できます。
2.運営はプロに任せて負担を軽減
自社スタッフだけでBBQを運営すると準備や片付けの負担が増え、展示会本来の目的である商談や接客に集中できなくなるおそれがあります。
出張BBQ業者に依頼すれば、機材設置から食材準備、火起こし、後片付けまでを一括で対応してもらえるため、負担を大幅に軽減できます。プロのサポートによってスムーズな進行が可能となり、参加者全員が安心して楽しめる環境を整えられます。
3.導線と演出を工夫して滞在時間を延ばす
展示会のブース配置やBBQスペースへの導線を工夫することで、来場者の滞在時間を延ばすことができます。
たとえば、商談後にBBQスペースへ誘導する流れを設計すれば、会話の延長としてリラックスしたコミュニケーションが生まれやすくなります。また、照明やBGMなどの演出を加えると、会場全体の雰囲気が統一され、ブランドイメージの向上にもつながります。
展示会とBBQは相性抜群！笑顔あふれる交流イベントにしよう
展示会とBBQは相性が良く、来場者との距離を縮めたり、社員同士の一体感を高めたりするなどのメリットがあります。
しかし、主催者が食材や機材の準備、設営や片付けまで全部行うのは大変です。
そこで頼りになるのが「本格出張BBQ」。BBQに必要な食材や機材をすべて用意し、設営から片付けまでサポートするため、大規模なイベントでも負担を減らせます。
ご用意できるのはBBQだけじゃありません。記念撮影を任せられるプロのカメラマンや会場を華やかに飾り付けるバルーン装飾など、多彩なオプションをご用意しています。
ぜひ「本格出張BBQ」を活用して、展示会×BBQを成功させましょう。