社員交流イベントを開いても参加率が伸びず、当日は結局いつもの部署ごとに固まってしまうことがあります。また、企画や準備に追われ、幹事だけが忙しく動き回って終わるケースも少なくありません。
この記事では、社員交流イベントでよくある悩みを整理したうえで、企画内容としてBBQがおすすめの理由を解説します。参加者が自然に交流でき、幹事の負担も抑えられるイベントづくりのポイントもご紹介します。
準備から片付けまでプロに任せられる出張BBQサービスの内容は、『本格出張BBQについて』をご覧ください。
社員交流イベントでよくある悩み
社員交流イベントでは、参加率や当日の交流、準備の負担など、さまざまな課題が生じます。まずは、企画担当者が抱えやすい4つの悩みを見ていきましょう。
1. 参加率が伸びない
イベントの案内を出しても出欠の返事がなかなか集まらず、開催直前になって欠席の連絡が入ることもあります。参加率が伸びない理由としては、主に次のような点が挙げられます。
- 業務時間外の開催で予定を合わせにくい
- 内容が事前に十分伝わっていない
- 参加を義務づけられているように感じる
企画内容によっては「自分には向いていない」と感じ、参加をためらう人もいるでしょう。
2. 部署ごとに固まってしまう
社員が同じ会場に集まっても、普段と同じ相手とばかり話していては新しい交流につながりません。交流を目的に開催したにもかかわらず、普段接点の少ない社員と話す機会がないまま終わることもあります。
特に、席が決まっている着席型のイベントでは、ほかの席へ移動するきっかけが生まれにくいものです。部署を超えた交流を促すには、参加者が自然に移動できるレイアウトや企画を取り入れる必要があります。
3. イベントがマンネリ化している
毎年同じ会場で似たような内容を繰り返していると、参加者に新鮮さを感じてもらいにくくなります。イベントの流れや内容をあらかじめ予想できてしまうと、「今年も参加したい」という意欲も生まれにくいでしょう。
恒例行事として定着している場合でも、テーマや食事、余興などに変化をつけることが大切です。
4. 企画や準備の負担が大きい
社員交流イベントの開催には、会場探しや食材の買い出し、機材の手配、設営、当日の運営、片付けなど、多くの作業が伴います。これらの作業が幹事に集中すると、参加者と交流する時間を十分に確保できません。当日も運営に追われ、幹事自身がイベントを楽しめずに終わるケースもあります。
社員交流イベントにBBQがおすすめな理由
BBQには、参加者同士の自然な交流を促しやすいという特徴があります。社員交流イベントに適している理由を詳しく見ていきましょう。
1. 食事を囲むことで会話のきっかけが生まれやすい
BBQでは、食材を焼く、料理を取り分ける、焼き上がりを待つといった共同作業があります。「これはもう焼けていますか」「取り分けましょうか」など、会話を始めるきっかけもつくりやすいでしょう。
着席したままの食事会では、会話が途切れたときに沈黙が気になることもあります。BBQなら、食材を焼いたり取り分けたりしながら過ごせるため、沈黙を意識しすぎずに済む点もメリットです。
2. 部署や役職を超えて交流しやすい
席を固定しないレイアウトにすれば、参加者が会場内を移動できます。飲み物を取りに行くときや焼き場へ向かうときに、普段接点の少ない社員と顔を合わせる機会も増えるでしょう。
参加者が自然に動ける会場づくりによって、部署や役職を超えた交流を促せます。焼き場やドリンクコーナーを複数設けるなど、人が一か所に偏らない工夫も効果的です。
3. 幅広い年代が参加しやすい
BBQは特別な体力や技能を必要とせず、食材を焼く人、料理を取り分ける人、食事や会話を楽しむ人など、それぞれが自分に合った関わり方を選べます。
運動を伴うイベントに比べて参加のハードルは低く、幅広い年代が参加しやすい点も魅力です。家族参加型のイベントにも取り入れやすいため、子どもから大人まで一緒に楽しく過ごせるでしょう。
4. ゲームやレクリエーションを取り入れやすい
BBQに余興を組み合わせれば、イベントの内容に変化をつけられます。『本格出張BBQ』では、射的やスーパーボールすくいなどの縁日、ビールの売り子、プロマジシャンによるパフォーマンス、マグロの解体ショー、チームビルディング企画などを用意しています。
テーマに合わせて余興の内容を変えることで、同じBBQでも異なる雰囲気を演出できるでしょう。毎年開催する社員交流イベントのマンネリ化を防ぐ方法としても適しています。
5. 身近な場所で開催でき、準備も任せられる
出張BBQサービスを利用すれば、会社の敷地や駐車場でも開催でき、BBQ場を探したり、参加者全員で移動したりする手間がかかりません。
『本格出張BBQ』では、テーブルや椅子、テントの手配から、会場の事前下見やレイアウトの提案、設営、撤去、ごみ回収まで対応しています。準備や片付けを任せられるため、当日の運営負担も軽減できるでしょう。
足立区の会社では、自社所有のスペースにテントやグリルを設置してBBQを開催した例があります。肉や魚介に加え、オプションのデザートビュッフェも好評でした。見た目が華やかな料理が多く、SNSに投稿する参加者も見られました。
社内イベントでの利用例は、『本格出張BBQのご利用シーン』でご確認ください。
参加したくなる社員交流イベントのつくり方
社員交流イベントを成功させるには、参加のしやすさや当日の過ごし方にも配慮が必要です。
ここでは、BBQをはじめとする社内イベントに活用できる4つのポイントをご紹介します。
1. 参加しやすい日時と場所を選ぶ
業務時間内や終業直後に開催すると、社員が予定を調整しやすくなります。会社の敷地や近隣の会場を選べば、移動の負担も抑えられるでしょう。
休日に開催する場合は、家族も参加できる形式にするのもひとつの方法です。家族と一緒に参加できるため、休日でもイベントへの参加を検討しやすくなります。
2. 自由に交流できる時間を設ける
挨拶や表彰、余興などを詰め込みすぎると、肝心の歓談時間が少なくなります。社員同士の交流を目的とするなら、自由に会話できる時間を十分に確保しましょう。
席を固定せず、参加者が会場内を移動しやすいレイアウトにすることも大切です。名札に趣味や出身地など、部署名以外の情報をひとつ記載しておくと、会話のきっかけになります。
3. 景品やゲームなど全員が楽しめる企画を取り入れる
ゲームや余興は、積極的に参加する人だけでなく、見ている人も楽しめる内容を選びましょう。無理に参加を促さず、それぞれが自分に合った形で関われる余地を残すことが大切です。景品を用意する場合は、年代や好みを問わず使いやすいものを選ぶと喜ばれやすくなります。
チーム対抗の企画では、部署をまたいでメンバーを組み合わせるのがおすすめです。普段接点のない社員と協力する機会をつくることで、新たな交流につながります。
4. 幹事の負担を減らすために出張BBQサービスを活用する
会場探しや食材・機材の手配、設営、片付けなどを出張BBQサービスに任せれば、幹事の作業負担を軽減できます。会場のレイアウトや当日の運営について相談できるサービスを選ぶと、初めて幹事を担当する場合でも準備を進めやすいでしょう。
幹事も参加者の一人として交流できる体制を整えることが、社員交流イベントを無理なく継続するためのポイントです。
まとめ
社員交流イベントでは、参加率の低さや部署ごとの固定化、マンネリ化、幹事の負担が課題になりがちです。BBQには、食事や調理を通じて会話が生まれやすく、部署や役職を超えた交流を促せるという魅力があります。幅広い年代が参加しやすく、余興を組み合わせて内容に変化をつけられる点も特徴です。
イベントを企画する際は、参加しやすい日時や場所を選び、自由に交流できる時間を確保しましょう。参加者が自分に合った形で楽しめる企画や、幹事の負担を減らす仕組みを取り入れることも大切です。
『本格出張BBQ』は、食材やガスグリル、食器、飲み物、テーブルなど、開催に必要なものをまとめて届ける出張型サービスです。会社や工場、駐車場などの敷地内での開催にも対応しており、専門のスタッフが調理をサポートします。会場の養生から設営、機材の撤去、ごみの回収までまとめてお任せいただけるため、幹事の負担を抑えられる点も特徴です。
開催を検討している方は、『本格出張BBQお問い合わせ・ご予約』からご相談ください。