工場の社員向けに懇親会を開きたくても、周辺に適した会場がなく、移動にも時間がかかることがあります。製造業の総務担当者や工場の管理部門にとって、会場探しは悩みの一つではないでしょうか。
必要な許可や安全対策などの条件を満たせば、工場の敷地をBBQ会場として活用することも可能です。出張BBQサービスを利用すれば、機材や食材の準備にかかる負担も抑えられます。
この記事では、工場の敷地でBBQを開催するメリット、企画する際によくある課題、その解決方法を解説します。実際の開催事例も紹介するので、企画の参考にしてください。
工場の敷地でBBQを開催するメリット
工場の敷地をBBQ会場として活用する主なメリットを、4つに整理しました。
1. 会場を確保しやすい
駐車場や敷地内の空きスペースをBBQ会場として利用できます。外部会場と比べて、参加人数に合わせたレイアウトを組みやすいため、十分な広さを確保できれば大人数が参加するイベントにも対応しやすいでしょう。
外部会場の予約状況に左右されにくいのもメリットです。工場の稼働スケジュールを基準に、開催日を検討できます。
2. 移動時間やコストを抑えられる
工場の敷地で開催すれば、社員が外部の会場まで移動する必要がありません。貸切バスの手配や外部会場までの交通費も抑えられます。
終業後にそのまま始められるため、移動を含めた拘束時間を短縮できる点もメリットです。特に遠方から通勤している社員にとって、終業後に別の会場へ移動せずに済むことは大きな利点でしょう。
3. 部署やシフトを超えた交流の機会になる
工場では、部署や工程ごとに持ち場が分かれており、普段は顔を合わせる機会が少ない社員もいます。BBQを開催して同じ場所に集まることで、日常業務では接点の少ない社員同士が交流するきっかけになります。
立食形式など、自由に移動できるレイアウトにすれば、部署を超えて会話しやすい環境をつくれるでしょう。
4. 幅広いシーンで活用できる
工場の敷地で行うBBQは、懇親会や歓送迎会、社内レクリエーションなど、さまざまなイベントに活用できます。企画次第では家族を招くファミリーイベントとして開催することも可能です。
会場のレイアウトや必要だった備品を記録しておけば、次回開催時の検討材料にもなります。
工場の敷地でBBQを開催する際によくある課題
工場の敷地でBBQを開催する場合、日程調整や社内手続き、準備などで課題が生じることがあります。あらかじめ把握し、企画段階から対策を考えておきましょう。
1. シフト勤務で全員の日程が合わない
交代勤務や工程ごとの稼働があると、全員がそろう時間を確保しにくいことがあります。稼働を止められないラインや工程がある場合は、さらに調整が難しくなるでしょう。
参加しやすくする方法としては、開催を二部制にする、開始・終了時間に幅を持たせる、途中参加や途中退出を認めるなどが挙げられます。工場の稼働状況と社員の勤務時間を確認したうえで、参加方法を検討しましょう。
2. 敷地を使うための社内調整が必要になる
工場の駐車場を会場にする場合は、開催当日の駐車枠をどのように確保するか決める必要があります。取引先や搬入業者の車両が出入りする時間帯と重ならないよう、調整することも大切です。
あわせて、敷地の使用許可や火気使用のルール、警備、入退場の方法も確認しましょう。地域や開催条件によっては、管轄の消防署への確認や届け出が必要になる場合もあります。
社員の家族を招く場合は、社員以外の人が敷地内へ入ることになります。受付の場所と時間、立ち入り可能な範囲なども、事前に決めておきましょう。
3. 参加率が伸びにくい
開催日だけを案内しても、社員にとっては参加の判断材料が十分ではありません。当日のメニューや進行内容、参加費の有無、家族を同伴できるかどうかなども募集時に伝えましょう。
終業後すぐに開始する、途中参加や途中退出を認めるなど、参加しやすい時間設定も重要です。参加の可否を判断するために必要な情報を早めにそろえておくと、回答を集めやすくなります。
4. 準備と片付けの負担が大きい
食材の買い出しや機材の調達、当日の設営・撤収、ごみの処理などを自社で行うと、幹事の負担が大きくなります。参加人数が増えるほど、食材の数量管理や備品の準備にも手間がかかるでしょう。
工場の敷地を使う場合は、イベント終了後の原状回復も欠かせません。翌日の稼働に支障をきたさないよう、何時までに片付けを完了させるかについて企画段階で確認しておく必要があります。
こうした負担は、会場の下見から食材・機材の手配、設営、撤収まで対応する出張サービスを利用することで軽減できます。実際に工場の敷地で開催した事例を見てみましょう。
対応エリアと出張費用は、『本格出張BBQの対応エリア』で確認できます。
自社工場の敷地を活用したBBQの開催事例
千葉県にある自社工場で、出張BBQサービスを利用した事例をご紹介します。
200名分の椅子とテーブルをまとめて手配
この事例では、食材やBBQ機材に加え、200名分の椅子とテーブルが用意され、普段の職場がBBQ会場として活用されました。大人数分の椅子やテーブルを自社で購入すると、イベント後の保管場所も確保しなければなりません。
出張BBQサービスを利用すれば、必要な備品を食材や機材とあわせて手配できるため、自社で購入・保管する負担を抑えられます。
子どもも食べやすいメニューを用意
当日は子どもも参加したため、メニューにも工夫が加えられました。フォークを使わずに食べられる骨付きソーセージや、子ども向けの焼きおにぎりを用意しています。メインには宮崎牛A5ランクのサーロインステーキを取り入れ、大人も満足できる内容となりました。
家族を招くイベントでは、大人向けの料理だけでなく、子どもが食べやすいメニューを用意することが大切です。子ども向けの料理があるかどうかは、社員が家族で参加するかを決める際の判断材料にもなるでしょう。
このような大規模イベントを開催する場合は、工場の稼働状況や参加人数を踏まえ、日程や会場レイアウトを計画しておくと、当日の進行がスムーズになります。
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まとめ
工場の敷地で行うBBQは、外部会場を探す手間や移動の負担を抑えながら、部署やシフトを超えた交流の機会をつくれる社内イベントです。懇親会や歓送迎会のほか、社員の家族を招くイベントにも活用できます。
一方で、シフト勤務の日程調整や敷地の使用許可、火気の管理、参加しやすい開催方法の検討が欠かせません。工場の稼働や安全に支障が出ないよう、関係部署と相談しながら準備を進めましょう。
『本格出張BBQ』では、食材やガスグリル、食器などの手配から、会場レイアウトの提案、設営・撤収、ごみの回収まで対応しています。テーブルや椅子、テント、養生用品も手配できるため、大人数や家族連れのイベントにも取り入れやすいのが特徴です。
工場の敷地でBBQ開催を検討している方は、参加人数や開催時期、使用できるスペースを整理したうえで、『本格出張BBQのお問い合わせ・ご予約』からお気軽にご相談ください。